¿Cómo registro los gastos de mis empleados?

Los gastos de empleados son cargos incurridos en nombre de la empresa. La empresa luego, reembolsa estos gastos al empleado. Los recibos encontrados más frecuentemente, son:

Viaje en coche, reembolsado por unidad de distancia (kilómetros).

Gastos de subsistencia, reembolsados con base en la factura.

Otras compras, destinados para la empresa, pero llevados a cabo por el empleado.

• Configuración

Puede configurar los diferentes productos que representan los tipos de gastos. Para crear los primeros productos, vaya al menú Configuración ‣ Productos de Gastos en el módulo Gastos.

Algunos ejemplos de productos pueden ser:

• Viaje en coche
• Tipo de producto: Servicio
• Precio de coste: 0,32
• Política de Facturación: Cantidades pedidas
• Gastos de Re-factura: A coste
• Impuestos de proveedor: 21% IVA soportado (servicios corrientes)

Finalmente, guardamos el tipo de gasto.

• Hotel
• Tipo de producto: Servicio
• Política de Facturación: Cantidades pedidas
• Gastos de Re-factura: A coste

En estos ejemplos, el primer producto será un gasto que reembolsamos al empleado basado en el número de km que hizo con su propio coche (ej. para visitar al cliente): 0.32€ / km. El hotel es reembolsado basado en el coste real del hotel.

El software soporta dos tipos de gastos:

• gastos pagados por el empleado con su propio dinero

• gastos pagados con una tarjeta de crédito de la empresa

• Flujo de gastos

Registrar un nuevo gasto

Cada empleado de la empresa puede registrar sus gastos desde aplicación de gastos ‣ Mis Gastos.

El flujo para gastos de personal funciona así:

• un empleado registra sus gastos, y los sube al supervisor

Pondremos nombre al gasto, seleccionaremos el Tipo de gasto correspondiente (creado anteriormente), escribiremos la cantidad de km recorridos por el empleado y haremos click en Empleado (a reembolsar).

Ejemplo para otro tipo de gasto:

Guardaremos y clicaremos a Enviar al responsable.

• el supervisor aprueba o rechaza el gasto

• el contable/administrador publica las entradas en el diario clicando en validar asientos.

• la empresa reembolsa los gastos del empleado (el empleado es como un proveedor, con una cuenta por pagar)

Se abrirá la siguiente ventana en la que tendremos que registrar el pago, escribiendo un concepto.

Para cada gasto, el empleado debe registrar al menos:

• una descripción: que debe incluir la referencia del recibo/factura
• un producto: el tipo de gasto
• un precio (ej. hotel) o una cantidad (ej. reembolsar km si el viaje fue hecho con su propio coche)

El empleado puede adjuntar un escaner o una foto del gasto. Para hacerlo, solo escriba un mensaje al final del gasto con el escaner del recibo/factura en adjunto.